Workflow-Software für Hausverwaltungen: Von der Mängelmeldung bis zur Übergabe

Eine Wohnungsübergabe, vom Termin bis zum Protokoll

In der Hausverwaltung heißt das: Termin, Begehung, Protokoll – bei jeder Wohnung im selben Aufbau.

Eine Wohnungsübergabe: Termin vereinbaren, Zählerstände ablesen, Räume begehen, Mängel fotografieren, Schlüssel zählen, Protokoll unterschreiben.

Das Übergabeprotokoll entsteht in der Wohnung und nicht abends im Büro.

Ein Beispiel-Ablauf: Übergabe – Lindenstr. 8, WE 3

So sieht der Ablauf als Vorlage aus. Einmal gezeichnet, entsteht er bei jedem Auftrag neu.

1. Termin vereinbaren
2. Zählerstände
3. Wohnung abnehmen
4. Kaution abrechnen

Checkliste „Wohnung abnehmen“

• Zählerstände ablesen
• Räume begehen
• Mängel fotografieren
• Schlüssel zählen
• Rauchmelder prüfen
• Protokoll unterschreiben lassen

Aus dem Handbuch: Zählerstände ablesen

Bei jeder Übergabe werden die Zähler in derselben Reihenfolge abgelesen. Sie steht hier, weil sie im Vorgang als Aufgabe auftaucht und dort verlinkt ist – wer den Schritt abhakt, hat sie gelesen.

• Stromzähler der Wohnung
• Kaltwasser in Küche und Bad
• Warmwasser in Küche und Bad
• Heizkostenverteiler an jedem Heizkörper
• Gaszähler, falls vorhanden

Darauf zugeschnitten

• Serien: Serien legen Begehungen und Wartungstermine selbst an.
• Protokolle: Protokolle für Eigentümerversammlung, Beiratssitzung, Übergabe – aufgenommen, entworfen, unterschrieben.
• Auswertungen: Wie lange dauert eine Mängelbehebung im Schnitt, welches Objekt macht Arbeit, was ist überfällig?
• Externe Formulare: Auch Mieter, Eigentümer oder Handwerker füllen Formulare ohne Konto über einen Freigabelink aus.

Wofür FlowKlar hier meistens eingesetzt wird

• Wohnungsübergabe mit Fotos
• Mängel bis zur Behebung
• Versammlungen mit Protokoll