Workflow-Software für die öffentliche Verwaltung: Vom Antrag bis zum Bescheid

Ein Antrag, vom Eingang bis zum Bescheid

In der Verwaltung heißt das: Eingang, Prüfung, Bescheid – bei jedem Antrag im selben Aufbau.

Ein Antrag auf Sondernutzung: Eingang bestätigen, Unterlagen prüfen, Ordnungsamt beteiligen, Gebühr festsetzen, Bescheid entwerfen, Zeichnung einholen.

Die Akte ist vollständig, sobald der Bescheid hinausgeht, und nicht erst bei der nächsten Prüfung.

Ein Beispiel-Ablauf: Sondernutzung – Café Alt, Markt 3

So sieht der Ablauf als Vorlage aus. Einmal gezeichnet, entsteht er bei jedem Auftrag neu.

1. Eingang bestätigen
2. Antragsformular
3. Antrag prüfen
4. Bescheid

Checkliste „Antrag prüfen“

• Vollständigkeit prüfen
• Lageplan kontrollieren
• Ordnungsamt beteiligen
• Tiefbauamt beteiligen
• Gebühr berechnen
• Bescheid entwerfen

Aus dem Handbuch: Vollständigkeit prüfen

Jeder Antrag wird bei Eingang in derselben Reihenfolge geprüft. Sie steht hier, weil sie im Vorgang als Aufgabe auftaucht und dort verlinkt ist – wer den Schritt abhakt, hat sie gelesen.

• Antragsteller eindeutig benannt
• Unterschrift oder elektronische Signatur
• Lageplan mit Maßen
• Nachweis der Haftpflichtversicherung
• Zeitraum der Nutzung angegeben

Darauf zugeschnitten

• Serien: Serien legen Wiedervorlagen und Kontrollen selbst an.
• Protokolle: Protokolle für Ausschusssitzung, Dienstbesprechung, Ortstermin – aufgenommen, entworfen, unterschrieben.
• Auswertungen: Wie lange dauert ein Antrag im Schnitt, welches Sachgebiet ist ausgelastet, was ist überfällig?
• Externe Formulare: Auch Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen oder andere Behörden füllen Formulare ohne Konto über einen Freigabelink aus.

Wofür FlowKlar hier meistens eingesetzt wird

• Anträge bis zum Bescheid
• Beteiligungen im Blick
• Ausschüsse mit Protokoll