Abläufe klar steuern.
Vom Auftrag bis zum Audit.
Sie legen einen Ablauf einmal fest. FlowKlar erzeugt daraus strukturierte Vorgänge und holt die nötigen Formulare ein. Jeder Schritt wird dabei dokumentiert. Ersetzen Sie mit FlowKlar lästige Excel-Listen, PDF-Formulare und Notizzettel.
| Vorgang | Projekt | Status | Termin | Fortschritt |
|---|---|---|---|---|
| Zählertausch – Müller, Hauptstr. 12 | Netzanschluss Nord | In Arbeit | 08.06.2026 | |
| Wallbox-Installation – Neubau Kita | Ladeinfrastruktur | Offen | 11.06.2026 | |
| Jährliche Prüfung – Halle 2 | Wartungsvertrag Technik | In Arbeit | 12.06.2026 | |
| Zählertausch – Weber, Gartenweg 4 | Netzanschluss Nord | Offen | 15.06.2026 |
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Anlage freischalten und sichern Sicherungen aus, Spannungsfreiheit geprüft
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Alten Zählerstand ablesen
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Alten Zähler ausbauen
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Neuen Zähler einbauen und anschließen
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Funktionsprüfung durchführen
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Neuen Zählerstand dokumentieren Zählernummer und Stand fotografieren
Vor jedem Eingriff an der Anlage gilt dieselbe Reihenfolge. Sie steht hier, weil sie im Vorgang als Aufgabe auftaucht und dort verlinkt ist – wer den Schritt abhakt, hat sie gelesen.
- Freischalten
- Gegen Wiedereinschalten sichern
- Spannungsfreiheit feststellen
- Erden und kurzschließen
- Benachbarte, unter Spannung stehende Teile abdecken
Erst danach wird der Zähler ausgebaut. Die Spannungsfreiheit wird mit einem geprüften zweipoligen Prüfer festgestellt, nicht mit einem Phasenprüfer.
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Anlage freischalten und sichern Sicherungen aus, Spannungsfreiheit geprüft
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Alten Zählerstand ablesen
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Alten Zähler ausbauen
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Neuen Zähler einbauen und anschließen
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Funktionsprüfung durchführen
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Neuen Zählerstand dokumentieren Zählernummer und Stand fotografieren
Vor jedem Eingriff an der Anlage gilt dieselbe Reihenfolge. Sie steht hier, weil sie im Vorgang als Aufgabe auftaucht und dort verlinkt ist – wer den Schritt abhakt, hat sie gelesen.
- Freischalten
- Gegen Wiedereinschalten sichern
- Spannungsfreiheit feststellen
- Erden und kurzschließen
- Benachbarte, unter Spannung stehende Teile abdecken
Erst danach wird der Zähler ausgebaut. Die Spannungsfreiheit wird mit einem geprüften zweipoligen Prüfer festgestellt, nicht mit einem Phasenprüfer.
Schematische Darstellung. Zur Veranschaulichung stark vereinfacht.
Ein Auftrag, von der Meldung bis zum Protokoll
Einmal die Struktur festlegen, ab dann fließt es wie von alleine: Der Ablauf gibt die Schritte vor, die Liste erinnert, das Protokoll schreibt sich automatisch mit. Sie gewinnen die Zeit zurück, die heute noch in Nachfragen, Zetteln und Abtippen steckt. Unabhängig von der Branche, in der Sie arbeiten: Der Aufbau bleibt jedes Mal derselbe.
Zählertausch – Müller, Hauptstr. 12
Mitarbeiter – Stammdaten
EntwurfLayout
Felder
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Sie zeichnen den Weg ein einziges Mal: welcher Vorgang startet, welches Formular danach fällig wird, welche Bedingung den nächsten Schritt auslöst. Ab da führt der Ablauf. Auch neue Mitarbeiter machen es vom ersten Auftrag an intuitiv richtig. Das Wissen steckt in der Anwendung, nicht in den Köpfen von zwei Kollegen, die gerade im Urlaub sind. Ändert sich eine Vorschrift, ändern Sie nur eine Stelle und nicht vierzig Checklisten.
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Ein Beispiel aus dem Handwerk: Auftrag prüfen, Termin vereinbaren, Anlage freischalten und sichern, Zählerstand ablesen, Zähler tauschen, Funktion prüfen. Nichts wird übersprungen, nichts vergessen, nichts zweimal gemacht. Jeder Haken trägt Uhrzeit und Namen des Mitarbeiters. Der Arbeitsnachweis entsteht noch beim Kunden und nicht abends am Schreibtisch.
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PDFs ausdrucken und ausfüllen war gestern: Das passende Formular bauen Sie selbst zusammen – Feld für Feld aus dem Werkzeugkasten, ohne IT-Ticket und ohne Entwickler. Ausgefüllt wird im Vorgang, auf dem Smartphone oder am Tablet: Adressdaten, Foto, Unterschrift des Kunden. Wer keinen Zugang hat, bekommt einen Freigabelink direkt auf sein mobiles Endgerät.
Drei Schritte, ein Ergebnis: weniger Rückfragen, kürzere Einarbeitung, keine Doppelerfassung. Dazu Nachweise, die schon fertig sind, wenn der Auftrag es ist. Die Routine übernimmt FlowKlar – auf Wunsch mit KI-Unterstützung. Endlich bleibt Ihrem Team mehr Zeit für seine eigentliche Arbeit.
Wer übernimmt das Protokoll? FlowKlar!
Nie wieder Protokoll schreiben: FlowKlar schreibt in Besprechungen mit, erkennt Sprecher und entwirft das Protokoll – mit Tagesordnung und Beschlüssen.
Hauptstraße abgeschlossen, Protokoll am Vorgang. Für die Gartenstraße fehlt die Freigabe; T. Baum hängt sie diese Woche an.
Vierzehn Anlagen, zwei nur außerhalb der Betriebszeit erreichbar.
Serie ab Oktober, jeweils erster Montag im Monat. Einstimmig.
Aufnehmen, zusammenfassen, unterschreiben
FlowKlar läuft während der Sitzung im Hintergrund. Sie müssen nur das Mikrofon einschalten. Danach ordnen Sie den Sprechern Namen aus der Teilnehmerliste zu, und der KI-Assistent entwirft daraus das Protokoll. Sie checken Mitschrift und Beschlüsse, dann unterschreiben Sie. Fertig.
- Unterschrieben wird am Bildschirm, auch von Gästen ohne Konto
- Ein Folgeprotokoll übernimmt Tagesordnung, Teilnehmer und Zugriffsregeln der letzten Sitzung
- Die Chronologie zeigt eine Terminreihe als Zeitstrahl
- Das Protokoll gilt als erledigt, sobald es finalisiert ist
Die Bausteine im Einzelnen
Was oben als ein Ablauf zu sehen war, besteht aus diesen Teilen. Der Kern ist immer dabei, einzelne Bausteine buchen Sie dazu.
Der Assistent kennt Ihre Ablage
Kein Chatbot, der nur plaudert, sondern ein Assistent, der mitarbeitet. Er ist tief in FlowKlar integriert. Gehostet wird er in Deutschland, auf Wunsch über Ihren eigenen Endpunkt.
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Er versteht die Frage, nicht nur das StichwortFragen Sie so, wie Sie es einem Kollegen sagen würden. Vor jeder Antwort durchsucht der Assistent Vorgänge, Projekte, Handbuch, Protokolle und den Text abgelegter Dateien.
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Kein Schritt ohne Ihr OKVorgänge anlegen, Status setzen, Artikel pflegen – auch für viele Einträge auf einmal. Was passieren soll, sehen Sie vorher, ausgeführt wird erst nach Ihrer Bestätigung.
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Wissen, nicht ratenKeine Aussage ohne Fundstelle: Die KI belegt ihre Aussagen mit Quellen aus den FlowKlar-Projekten und Dokumenten.
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Erst planen, dann handelnIm Planungsmodus schreibt der Assistent ein Vorgehen auf. Erst wenn es passt, wird daraus Arbeit.
Die Daten bleiben bei Ihnen
FlowKlar läuft auf Ihrem Server – im eigenen Rechenzentrum, in Ihrer Cloud oder in einem Netz ganz ohne Internetzugang.
Selbst betreiben
Ein Docker-Container, eine SQLite-Datei, Migrationen beim Start. Kein Cloud-Zwang, kein Konto bei Dritten.
Rollen & Rechte
Sechzehn Module, je Rolle auf Keine, Lesen oder Schreiben gestellt. Dazu Gruppen und Sichtbarkeit bis hinunter zum einzelnen Vorgang.
Vertretungen
Wer in Urlaub geht, benennt für einen Zeitraum eine Vertretung. Sie sieht zusätzlich zu ihren eigenen die Vorgänge der vertretenen Person – im Protokoll steht immer, wer tatsächlich gehandelt hat.
Prüfprotokoll & Unterschrift
Jede Änderung steht im Prüfprotokoll: wer, was, wann – am Objekt selbst im Reiter „Verlauf“. Unterschriften werden mit Zeitpunkt festgeschrieben.
Datensicherung
Sicherungen laufen nach Zeitplan, werden nach dem Schreiben geprüft und in ihrer Zahl begrenzt. Zurückspielen heißt: eine Datei zurücklegen.
Anmeldung
Passwortlos per Passkey, über das Firmenverzeichnis oder per OIDC. Welche Sitzung wo offen ist, steht im Profil und lässt sich einzeln beenden.
Was es kostet
Jeder Tarif enthält den Kern: Abläufe, Vorgänge, Formulare, Wissen und Verwaltung. Unterschiedlich sind nur die Zahl der Nutzer und die Frage, wer den Server betreibt. Einzelne Module buchen Sie dazu.
Individual
Pro Kopf abgerechnet. Bis sieben Personen ist das die günstigere Rechnung – ab acht lohnt sich der Tarif „Gruppe“.
9 € pro Nutzer
- Abrechnung nach Nutzerzahl
- Alle Kernfunktionen
- Support inklusive
Gruppe
Ein Festpreis für bis zu 20 Personen. Voll besetzt sind das 3,25 € je Kopf und Monat.
65 € Pauschalpreis
- 20 Nutzer inklusive
- Alle Kernfunktionen
- Prioritäts-Support
Enterprise
Bis 100 Personen zum Festpreis. Voll ausgenutzt sind das 2,80 € je Kopf und Monat.
280 € Pauschalpreis
- 100 Nutzer inklusive
- Alle Kernfunktionen
- Dedizierter Support
- Individuelle Anpassungen
Anfrage-Pakete für den Assistenten
Der KI-Assistent ist ein eigenes Modul. Sie wählen ein monatliches Kontingent an Anfragen; es setzt sich zum Monatsanfang von selbst zurück.
Paket S
Genug, um den Assistenten im Alltag auszuprobieren. Rechnerisch 18 Cent je Anfrage.
- Setzt sich monatlich zurück
Paket M
Für ein Team, das den Assistenten täglich nutzt. Rechnerisch 16 Cent je Anfrage.
- 5 × so viel wie Paket S
- Setzt sich monatlich zurück
- Die meistgewählte Größe
Paket L
Für den Dauerbetrieb, etwa wenn Dokumente laufend geprüft werden. Rechnerisch 13 Cent je Anfrage.
- 20 × so viel wie Paket S
- Setzt sich monatlich zurück
- Günstigster Preis je Anfrage
Optionale Zusatzmodule
Mehr als 100 Nutzer? Wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot. Jetzt anfragen.
Alle Preise zzgl. MwSt. · 24 Monate Mindestlaufzeit · 3 Monate Kündigungsfrist · Zusatzmodule auf Anfrage
Häufige Fragen
Was ist FlowKlar?
FlowKlar ist eine Software für wiederkehrende Arbeitsabläufe. Sie zeichnen einen Ablauf einmal als Vorlage: welcher Vorgang startet, welches Formular danach fällig wird, welche Bedingung den nächsten Schritt auslöst. Ab da entsteht bei jedem Auftrag dieselbe Kette aus Vorgängen, Checklisten und Formularen. Handbuch, Protokolle, Dokumente und Auswertungen liegen im selben System. Auch externe Anwendungen können über Plugins oder Webhooks angebunden werden. Betrieben wird die Anwendung auf Ihrem eigenen Server.
Für wen ist FlowKlar gedacht?
Für Teams, die denselben Auftrag immer wieder abarbeiten und ihn belegen müssen:
- Kliniken und Pflegeeinrichtungen
- Patientenaufnahme, Übergaben, Geräteprüfungen
- Handwerk und technischer Service
- Auftragssteuerung, Checklisten und Abnahme vor Ort
- Personalverwaltung
- Eintritt, Austritt, Unterweisungen, Nachweise je Person
- Teams mit Kundenkontakt
- Anfrage, Termin, Rückmeldung, Formulare ohne Konto
- Verwaltung und Büro
- Standardisierte Prozesse, Formularerfassung, Freigaben
- Dienstleister und Agenturen
- Projektabwicklung nach Vorlage, Auswertungen
- Bildungseinrichtungen
- Beschlüsse aus Konferenzen und Gremien, internes Wissen im Handbuch
- Nachweispflichtige Bereiche
- Prüfprotokoll, Sichtbarkeit je Vorgang, Unterschriften
Die Beispiele auf dieser Seite wechseln die Branche – vom Zählertausch im Handwerk über die Patientenaufnahme und die IT-Störung bis zur Mandatsannahme und zum Eintritt eines Mitarbeiters. Der Aufbau ist jedes Mal derselbe.
Brauchen wir Programmierkenntnisse, um Abläufe zu bauen?
Nein. Einen Ablauf zeichnen Sie im Editor aus Schritten und Pfeilen; ein Pfeil startet den nächsten Schritt, sobald der vorige Vorgang den gewählten Status erreicht. Formulare stellen Sie per Drag-and-drop aus Feldern wie Text, Datum, Auswahlliste, Foto oder Unterschrift zusammen, mit Pflichtfeldern, Prüfregeln und Vorbelegung aus dem Projekt. Checklisten sortieren Sie mit der Maus.
Programmiert wird nur, wenn Sie darüber hinaus wollen: Eigene TypeScript-Plugins füllen etwa Felder selbst aus oder machen eine Auswahlliste von der anderen abhängig.
Wo liegen die Daten?
Auf Ihrem Server. FlowKlar läuft als Docker-Container und speichert in einer SQLite-Datenbank; Dateianhänge und Schlüssel liegen daneben im Speicherverzeichnis. Möglich sind das eigene Rechenzentrum, Ihre Cloud oder ein Netz ganz ohne Internetzugang. Ein Konto bei Dritten ist nicht nötig. Wer den Betrieb nicht selbst übernehmen will, bucht das Hosting bei uns dazu.
Wie steht es um Datenschutz und Nachweisbarkeit?
Weil die Daten im Selbstbetrieb auf Ihrer Infrastruktur bleiben, geben Sie sie an keinen Auftragsverarbeiter, den Sie nicht selbst gewählt haben. Rechte werden über sechzehn Module je Rolle auf Keine, Lesen oder Schreiben gestellt; die Sichtbarkeit reicht hinunter bis zum einzelnen Vorgang. Jede Änderung steht mit Person, Inhalt und Zeitpunkt im Prüfprotokoll am Objekt selbst. Unterschriften werden mit Zeitpunkt festgeschrieben, Sicherungen laufen nach Zeitplan und werden nach dem Schreiben geprüft.
Unterstützen Sie uns bei der Einführung?
Ja. Wir begleiten die Einführung in Ihrem Unternehmen, von den ersten Abläufen als Vorlage bis zum Start im Team, und schulen Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit FlowKlar. Je nach Branche steht Ihnen dabei ein spezialisierter Consultant zur Seite, der die dortigen Abläufe und Nachweispflichten kennt.
Lässt sich FlowKlar an vorhandene Systeme anbinden?
Ja. Über die REST-API mit API-Tokens steuern Drittsysteme Vorgänge, Projekte und Templates an. Webhooks melden Ereignisse an Slack, Teams, Jira oder per E-Mail. Die Anmeldung läuft wahlweise passwortlos per Passkey, über AD/LDAP oder per OIDC. Termine gehen per iCal-Feed in den vorhandenen Kalender. Reicht das nicht, laufen eigene TypeScript-Bausteine abgeschottet auf dem Server – im Ablauf, in Checklisten, im Menü oder zeitgesteuert im Hintergrund.
Wie fange ich an?
Nennen Sie uns einen Vorgang, der bei Ihnen regelmäßig Arbeit macht. Wir bauen ihn für die Demo nach, damit Sie am eigenen Beispiel sehen, ob FlowKlar passt. Schreiben Sie dazu an hallo@schottler-buhl.de.
Weitere Fragen
Können Externe ohne Zugang Formulare ausfüllen?
Ja. Jedes Formular lässt sich über einen Freigabelink oder einen QR-Code herausgeben. Kunden, Monteure oder Lieferanten füllen es ohne Konto aus; das Ergebnis landet im passenden Vorgang und lässt sich als PDF ausgeben. Abgefragt wird alles, was sonst auf dem Papierformular steht – bis hin zum Foto und zur Unterschrift am Ende.
Was macht der KI-Assistent – und was sieht er?
Er durchsucht Vorgänge, Projekte, Handbuch, Protokolle und den Text abgelegter Dateien. Gesucht wird nach Sinn statt nach Wortlaut. Er sieht dabei genau das, was auch Sie sehen dürfen – keine Zeile mehr. Zu jeder Aussage nennt er die Fundstelle: den Artikel, das Protokoll oder die Datei, in der es steht.
Im Planungsmodus schreibt er ein Vorgehen auf, ohne etwas zu ändern. Änderungen führt er erst nach Ihrer Bestätigung aus, etwa wenn er Vorgänge anlegt, Status setzt oder Artikel pflegt. Gehostet wird das Modell in Deutschland, auf Wunsch über Ihren eigenen Endpunkt.
Muss ich den KI-Assistenten buchen?
Nein. Der Assistent ist ein eigenes Modul; ohne ihn läuft FlowKlar vollständig weiter. Wer ihn nutzt, wählt ein monatliches Anfrage-Kontingent, das sich zum Monatsanfang von selbst zurücksetzt. Welche Größen es gibt, steht bei den Preisen.
Wo steht der Server, wenn Sie hosten – und gibt es einen AV-Vertrag?
Gehostet wird ausschließlich in der EU. Für das Hosting schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Wer die Daten gar nicht aus dem Haus geben möchte, betreibt FlowKlar auf dem eigenen Server.
Wie lange läuft der Vertrag?
Die Mindestlaufzeit beträgt 24 Monate, danach gilt eine Kündigungsfrist von drei Monaten. Vorab bieten wir nach Absprache eine kostenlose Demo-Phase an. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer. Für mehr als 100 Nutzer erstellen wir ein individuelles Angebot, Zusatzmodule gibt es auf Anfrage.
Können wir später den Tarif oder die Betriebsart wechseln?
Ja. Passt die Zahl der Nutzer nicht mehr, wechseln Sie in den passenden Tarif. Ebenso können Sie vom Selbstbetrieb ins Hosting bei uns umziehen oder umgekehrt.
Was braucht der Server, und wie kommen Updates?
Zum Start genügt ein Server mit Docker, einem CPU-Kern und 512 MB Arbeitsspeicher; eine eigene Datenbank ist nicht nötig. Davor steht ein Reverse Proxy mit TLS. Wie groß der Server tatsächlich sein sollte, hängt von der Größe Ihres Unternehmens ab. Dazu beraten wir Sie und skalieren mit, wenn Sie wachsen.
Updates erscheinen als neues Docker-Image: herunterladen, Container neu starten, fertig. Die Datenbank wird beim Start automatisch angepasst. Wer den Zeitpunkt selbst bestimmen will, legt sich auf eine Version fest.
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie uns direkt.
Sehen Sie es an Ihrem eigenen Ablauf
Nennen Sie uns einen Vorgang, der bei Ihnen regelmäßig Arbeit macht. Wir bauen ihn für die Demo nach – dann sehen Sie am eigenen Beispiel, ob FlowKlar passt.
Fragen? Schreiben Sie uns an hallo@schottler-buhl.de. Wir melden uns kurzfristig.